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La correcta gestión de medicamentos y productos sanitarios contribuye a garantizar su seguridad y su accesibilidad en todo momento

Ángela Palop del Río, Responsable de Certificación de Centros, Unidades Sanitarias y Servicios Sociales de la Agencia de Calidad Sanitaria de Andalucía

¿Te has parado a pensar cuántos medicamentos podemos encontrar en cualquier planta de hospitalización, dentro de una consulta externa, en las urgencias, en la sala de curas, en el hospital de día, en los centros de salud o en los consultorios? ¿Y en cuántas ubicaciones diferentes? Vitrinas, armarios, carros de parada, frigoríficos, almacenes secundarios, cajones… ¿Y los productos sanitarios (PS)? Gasas, sondas, cánulas, catéteres, jeringas, suturas, etc.

En algunas ocasiones, el número y tipo de medicamentos y productos sanitarios almacenados en las unidades sanitarias superan lo estrictamente acordado con los servicios de Farmacia. Pueden acumularse medicamentos que entran en la unidad a través de otros circuitos, como préstamos entre el personal de distintas unidades, medicamentos que traen los propios pacientes o medicamentos que finalmente no han sido administrados y no se devuelven por los cauces habituales.

Afortunadamente hemos observado que, en los últimos años, ha disminuido la cantidad de medicamentos y PS almacenados en las unidades asistenciales, principalmente debido a una gestión más eficiente a través de pactos de consumo y también al uso de la dispensación automatizada, en el caso de los hospitales. Sin embargo, siguen existiendo muchas unidades asistenciales en las que todavía no se dispone de sistemas automatizados de dispensación; y aún en estos casos, sigue siendo necesario disponer de un botiquín que permita cubrir las necesidades de la unidad, como medicamentos de urgencia, medicamentos multidosis, antisépticos o soluciones de gran volumen.

La realidad es que los medicamentos y PS utilizados por las unidades asistenciales no siempre se encuentran en el lugar apropiado ni en las mejores condiciones de almacenamiento y conservación. Cuando los medicamentos están mal conservados, incluso caducados, desordenados o fuera de cualquier sistema de organización y control, no es posible garantizar su calidad y lo que es peor, pueden generar riesgos o incidentes de seguridad. En el post de Mar Castellano, Radiografía del sistema sanitario: puntos débiles de las unidades asistenciales evidenciados en los procesos de certificación, ya poníamos sobre la mesa este problema de calidad.

Y los problemas de calidad, son oportunidades de mejora. La calidad comienza con la identificación de problemas. Los problemas, a veces, aparecen solos (Ej.: necesitas adrenalina de forma urgente y cuando abres el carro de parada… sorpresa: no estaba precintado y no hay ampollas de adrenalina). Otras veces esperamos a que venga alguien de fuera para decirnos que tenemos un problema (Ej.: en una auditoría externa, los evaluadores encuentran medicamentos caducados en tu almacén). Es lógico que cuando aparezcan estos problemas tomemos medidas correctivas rápidamente, al menos para salir del paso en ese momento.

Sin embargo, esperar a que los problemas aparezcan “como de la nada” y corregir de forma atropellada esas situaciones puntuales, está lejos de lo que entendemos por trabajar con una metodología de calidad integrada dentro una cultura organizacional.

Muchas veces los problemas no son tan evidentes, cuesta un poquito más identificarlos, aunque estén ahí. ¿Por qué no los vemos? Porque no conocemos otra forma de hacer, porque siempre se ha hecho así, porque las cosas están funcionando bien y no dan ruido (por ahora), porque consideramos que son cuestión de otros (no es tu problema, que bastante tienes ya con lo tuyo), porque confiamos en que los demás ya se estarán encargando; o simplemente, porque nunca nos hemos parado a pensar a fondo en ese tema, en ese estándar de calidad, en nuestra cuota de responsabilidad. Porque no hemos sido proactivos.

La calidad consiste en salir a buscar problemas: la calidad es acción, compromiso y perseverancia.

Como ocurre con otros estándares de calidad, también incluidos en el modelo de certificación de unidades de gestión sanitaria de ACSA, se considera esencial el trabajo colaborativo entre los servicios asistenciales y los servicios generales o de soporte, y esta coordinación debe formar parte de la cultura organizacional. Hablábamos sobre este tema en el post Seguridad del entorno y del equipamiento en la asistencia sanitaria, donde José Antonio Carrasco nos daba algunas claves generales para gestionar el soporte en unidades asistenciales: corresponsabilidad, comunicación y organización interna. 

Los problemas en la gestión del almacenamiento pueden tener una clara repercusión en la seguridad de los pacientes, dificultar el trabajo de los profesionales que necesitan acceder a los medicamentos y PS, y aumentar los costes económicos de la unidad. Sin embargo, una gestión adecuada permitirá a los profesionales disponer de medicamentos y PS seguros y accesibles. Así, podrán conocer en todo momento dónde se encuentran los medicamentos, cuánto stock hay disponible, a qué medicamentos y PS deben dar una salida preferente o cuándo y cómo se debe reponer algún producto.

Los recursos de los servicios de Farmacia, hospitalaria o de atención primaria, son limitados y difícilmente pueden llegar a controlar todos y cada uno de los botiquines y almacenes secundarios existentes en su ámbito de actuación. Por este motivo, es necesario que las unidades sanitarias integren la gestión del almacenamiento y conservación de medicamentos y productos sanitarios como un elemento más de la gestión de la propia unidad.

¿Crees que tienes o podrías tener algún problema relacionado con el almacenamiento de medicamentos y PS en tu unidad? ¿Quieres pasar a la acción? ¿Por dónde empezar?

Desde nuestra experiencia, nos atrevemos a darte algunas ideas que hemos identificado como buenas prácticas o acciones de mejora implantadas por las unidades asistenciales durante los procesos de certificación. Puedes comenzar siguiendo estos 5 pasos inspirados en el ciclo PDCA:

PASO 1 (P): Necesitas un plan o protocolo

Piensa qué quieres conseguir para solucionar el problema, qué recursos necesitas, en cuánto tiempo lo puedes poner en marcha, quién te puede ayudar, dónde lo vas a registrar, etc.  Al menos, tendrás que:

• Identificar un coordinador del proceso de almacenamiento y conservación de medicamentos y PS en la unidad.
• Tener identificados todos los puntos de almacenamiento de la unidad. Además de los almacenes y botiquines, no olvidar carros de parada, maletines de urgencia, frigoríficos, armarios, etc.
• Definir y mantener actualizado un protocolo o procedimiento de trabajo en el que se describan las tareas, los flujos de trabajo, la periodicidad de las revisiones, y responsabilidades del proceso de almacenamiento y conservación de medicamentos y PS en la unidad. Siempre que sea posible, elaborar el protocolo junto al servicio de Farmacia.
• El protocolo debe incluir los registros necesarios (registro de temperaturas de las neveras, registro de revisión del carro de parada, registro de revisión de caducidades, registro de revisión de estupefacientes, etc.).
• Dar a conocer el protocolo a todos los profesionales implicados en la cadena de uso de medicamentos y PS.

PASO 2 (D): Tienes que hacer lo que diga el protocolo

Asegúrate de que todos los puntos de almacenamiento se organizan, se ordenan y se gestionan siguiendo las pautas descritas en el protocolo, prestando especial atención a los siguientes puntos clave:  

• Revisar todos los puntos de almacenamiento de la unidad con la periodicidad indicada en el protocolo, comprobando el estado y la fecha de caducidad de los medicamentos y PS. Registrar estas actuaciones y retirar aquellos productos en mal estado, caducados, o no incluidos en los pactos.
• Asegurar las condiciones adecuadas de limpieza, humedad y temperatura. Evitar la incidencia de la luz solar directa y otras fuentes de calor sobre los medicamentos y PS. No almacenar estos productos junto a otros, como residuos o alimentos.
• Mantener los medicamentos correctamente identificados en su envase original o con etiquetas legibles que indiquen: nombre comercial, principio activo, dosificación, vía de administración, fecha de caducidad y lote.
• Retirar de los botiquines los viales de cloruro de potasio concentrado y otros viales de electrolitos concentrados. Si deben permanecer en la unidad, éstos deben almacenarse separados de las presentaciones diluidas y claramente identificadas con “Diluir antes de administrar”.
• Almacenar, separados entre sí, los medicamentos con un envase o etiquetado similar y los que tienen nombres parecidos o disponer de sistemas de alerta que adviertan del riesgo de confusión.
• Mantener los medicamentos de ensayos clínicos separados del resto de medicamentos y en un lugar controlado.
• Etiquetar todas las jeringas y los frascos o bolsas a los que se le añadan medicamentos, identificando claramente: nombre del principio activo añadido, dosis, vía de administración, fecha de caducidad y paciente al que se le va a administrar (con 2 identificadores válidos).
• Establecer el periodo de validez de los medicamentos multidosis tras su apertura (pomadas, jarabes, etc.) y anotar la fecha de dicha apertura en los envases.
• Identificar correctamente los medicamentos multidosis de uso individual (bolígrafos de insulina, colirios, etc.) con 2 identificadores válidos del paciente. 
• Retirar de los botiquines los lotes de medicamentos y PS afectados por una alerta sanitaria.

Carros de parada y maletines de urgencias

• Disponer de un listado de los medicamentos y material del carro de parada y de los maletines, así como de su stock. Para garantizar que su contenido está intacto se recomienda colocar un precinto o similar. Debería quedar registro de las aperturas realizadas.
• Mantener el carro de parada en un lugar fácilmente accesible y conocido por todos los profesionales. Comprobar, con la frecuencia establecida, que el desfibrilador funciona correctamente, dejando registro de dichas actuaciones. Verificar también que el laringoscopio funciona y que se dispone de pilas y bombillas de repuesto.

Medicamentos termolábiles

• Conservar los medicamentos termolábiles dentro del rango de temperatura óptimo (entre +2º y +8ºC), para que mantengan sus propiedades originales.
• Disponer de termómetros u otros dispositivos que midan la temperatura máxima y mínima alcanzadas en la nevera, anotándolas diariamente en un registro, así como las actuaciones realizadas en caso de observar una temperatura fuera del rango óptimo.
• Limitar el número de aperturas de la nevera y su duración; por ello, los medicamentos de mayor uso y los que tienen una caducidad más próxima deben colocarse en las zonas más accesibles.

Medicamentos estupefacientes

• Custodiar bajo llave los medicamentos estupefacientes y controlar sus entradas y salidas mediante un libro de movimiento o similar y vales de petición.
• Comprobar, con la periodicidad establecida en el protocolo, que las existencias coinciden con el saldo del libro.

PASO 3 (C): Es necesario comprobar

• Realizar auditorías internas, al menos trimestralmente, para comprobar cómo se está realizando el proceso en todos los puntos de almacenamiento de la unidad. Te dejamos acceso a este recurso de apoyo de ACSA: Listado de verificación del almacenamiento y conservación de medicamentos y PS en las unidades asistenciales, por si te sirve de ayuda.

PASO 4 (A): ¡Actúa!

• Estudiar y analizar los resultados de los registros y de las auditorías internas periódicas (y los de las externas, cuando existan) y darlos a conocer a los profesionales de la unidad implicados en la cadena de uso de los medicamentos y PS.
• ¿Sigue habiendo problemas reales o potenciales? Entonces, tenéis identificadas las oportunidades de mejora.
• Utilizar esta información como fuente de aprendizaje en equipo para saber dónde se encuentran los puntos débiles del circuito, profundizar en las causas, estudiar cómo se pueden solucionar y priorizar las acciones a implementar.

PASO 5

Como comentábamos en la introducción de este post, la calidad es acción, compromiso y perseverancia. Por eso, si hablamos de calidad, el paso 5 no puede ser otro que: volver al paso 1.