Seguridad del entorno y del equipamiento en la asistencia sanitaria

La importancia de los procesos de soporte para la seguridad y eficiencia de la atención sanitaria

José Antonio Carrasco Peralta Evaluador, mentor y responsable de cualificación de evaluadores de la Agencia de Calidad Sanitaria de Andalucía

Condiciones para una atención eficaz, eficiente y segura

La evolución de la atención a la salud siempre ha buscado las mejores soluciones para el abordaje de la enfermedad y la optimización de las condiciones para tener la mejor calidad de vida. Los sucesivos descubrimientos y progresos en la atención a la salud han ido acompañados de desarrollos tecnológicos y estructurales que pudieran dar soporte a la aplicación del conocimiento. Desde luego, los espacios y recursos que se ponen en juego para atender a nuestras necesidades en salud no son los que vivieron en su tiempo nuestros padres o abuelos.

Pero todo poder conlleva una gran responsabilidad. La gestión del entorno físico y del equipamiento que dan soporte a la asistencia a la salud requiere de un esfuerzo muy importante en las instituciones sanitarias. Tanto es así que a menudo lo que está concebido como una ventaja competitiva asistencial puede suponer una importante prueba de estrés para el sistema. Por lo tanto, poder aunar esfuerzos y crear sinergias entre todos los actores implicados es fundamental para la sostenibilidad de una atención sanitaria eficaz, eficiente y segura.

Definición de ‘soporte asistencial’

El modelo de certificación de la Agencia de Calidad Sanitaria de Andalucía tiene una especial sensibilidad con estos aspectos de gestión de la calidad, por lo que dedica varios estándares a dinamizar todas aquellas acciones necesarias para que el ‘soporte’ a la asistencia permita los mejores resultados para la salud y bienestar de las personas que son atendidas y que trabajan en nuestras instituciones. ¿A qué nos referimos con ‘soporte’? Simplemente a todos esos procesos, servicios y actividades que permiten garantizar la seguridad y la eficiencia del entorno físico donde se desarrolla la atención sanitaria y del equipamiento necesario para prestarla.

Tomemos las claves y orientaciones que exponemos a continuación como información para trabajar aspectos de gestión del soporte asistencial en las unidades sanitarias, para que terminen calando en su cultura y, por tanto, en las rutinas de todos los profesionales.

Claves generales para gestionar el soporte en unidades asistenciales

Lo que se busca con la gestión del soporte en las unidades asistenciales es conocer las condiciones del entorno en el que se desarrollan los actos asistenciales y conseguir que estos se realicen en ambientes seguros y adecuados. De nada sirve tener el mejor conocimiento científico-técnico, o la mejor planificación asistencial posible, si los recursos físicos y tecnológicos no responden a lo esperado o necesario. El mejor piloto no puede conducirnos a nuestro destino en un avión donde no funciona el motor, o se escapa el combustible del depósito, así que abrochémonos los cinturones y vamos a obtener claves para llevar a buen destino este viaje.

Primera clave: corresponsabilidad

Compartir responsabilidades es la primera condición para gestionar adecuadamente el complejo entorno asistencial. Las diferentes estructuras y personas que intervienen a la hora de atender a las personas en las instituciones sanitarias conocen su trabajo y aplican en su desempeño sus mejores conocimientos y herramientas, pero es cuando todos esos trabajos están orientados en la misma dirección y en el mismo sentido cuando están en condiciones de alcanzar los objetivos.

Desde el punto de vista de la gestión de la calidad, no se concibe que las diferentes piezas de un sistema den por supuesto que el resto estén funcionando como se espera, así que la información es clave. El intercambio de información entre las partes interesadas es fundamental para que las cosas funcionen, porque permite a cada una cumplir con las cuotas de responsabilidad que le corresponde.

Siguiendo con el símil aeronáutico, un piloto no pone en marcha un avión hasta que no comprueba que el mantenimiento ha realizado todas sus tareas y que todo está en condiciones de seguridad y funcionamiento adecuadas. De igual manera debe procederse en nuestras instituciones, conociendo de manera actualizada el estado de instalaciones, equipos, almacenes, material sanitario, etc.

Segunda clave: comunicación

Para que la información fluya de manera adecuada es preciso establecer canales formales y sostenibles de comunicación entre las unidades asistenciales y las de soporte de la institución. La definición de estos canales va a depender de la disponibilidad de las personas implicadas, de las características de la información a compartir y de la propia cultura organizacional en el centro. Se puede recurrir a reuniones presenciales, informes periódicos sobre el estado de los recursos, intranet, etc. Existen muchas posibilidades, pero lo importante es determinar cómo se va a hacer y, sobre todo, hacerlo.

Además, es muy importante establecer el contenido mínimo de la información que se necesita transmitir. Es preciso que la información a compartir sea de valor para trabajar y que permita de una manera ágil identificar necesidades de actuación y tomar decisiones eficaces.

Crear la cultura de la comunicación y cooperación es el primer paso, y a veces el más complicado, pero imprescindible para convertir la “buena intención” en una rutina de trabajo.

Tercera clave: organización interna

La cantidad y complejidad de actividades que conforman lo que llamamos ‘soporte asistencial’ puede dar lugar a incertidumbre o incluso ansiedad: “Hay tantas cosas que controlar. ¿Cómo asumir esto?” La respuesta: planificando los trabajos.

Desde el punto de vista de la calidad lo primero es identificar el trabajo a realizar. Para ello pueden servir estas orientaciones – y así lo pretenden -, además de cualquier análisis interno que se realice sobre el tema.

Lo siguiente es asignar responsabilidades en la unidad: ¿qué personas van a dedicar una parte de su agenda a hacer un seguimiento de estos temas? ¡Ojo! No quiere decir que estas personas tengan que hacer todo el trabajo relacionado con los aspectos del soporte, sino que son ellas quiénes realizarán el seguimiento de cómo funcionan las cosas. Por ejemplo, la persona que asuma el seguimiento del estado de seguridad y funcionamiento del equipamiento electromédico realizará comprobaciones rutinarias y periódicas de los registros de mantenimiento, recogerá información sobre incidencias y, cuando sea necesario, trasladará cualquier necesidad a los servicios correspondientes. Sin embargo, no tiene que realizar tareas de mantenimiento (que son responsabilidad del servicio de electromedicina) o comprobación sobre cada equipo (que son responsabilidad de las personas que lo usen en los distintos momentos).

Por último, conociendo las tareas o rutinas a realizar, es muy útil que la persona responsable tenga su calendario con fechas importantes, recordatorios, o cualquier otro recurso que le permita encajar esta tarea de gestión con sus acciones asistenciales.

7 focos de atención

Sin pretender ser demasiado exhaustivos, podemos destacar algunos focos de especial atención para que las unidades asistenciales trabajen, en su ámbito de responsabilidad, los temas de soporte:

Instalaciones

Identificar qué instalaciones son claves para la actividad y la accesibilidad física y en qué estado de mantenimiento están. En el caso en que se detecte alguna incidencia, será necesario determinar qué medidas adicionales se tienen que adoptar para minimizar el riesgo, como restringir su uso, extremar medidas de protección o cualquiera otra.

Equipos

Crear una cultura de la comprobación previa en equipos de especial importancia, disponer de instrucciones y orientaciones para el uso adecuado y seguro e incluir cualquier equipo en uso en la unidad en los listados y registros de la institución (dedicando especial atención a los equipos en cesión o prueba).

Riesgos laborales

Conocer los riesgos asociados a cada puesto de trabajo, planificar las acciones preventivas y comprobar el cumplimiento del plan de prevención.

Almacenes

Conocer los puntos de almacenaje y las condiciones que deben cumplir, así como controlar el estocaje de productos.

Residuos

Formar y sensibilizar a los profesionales en gestión de residuos, identificar qué tipo de residuos se generan en la unidad, cómo se almacenan y cuál es su recorrido hasta que son retirados para su posterior gestión en la institución.

Emergencias

Localizar los elementos de protección de incendios y las vías de evacuación. Es útil preguntarse: ¿se pueden usar en adecuadas condiciones de rapidez y eficacia? ¿Se conocen las personas que deben actuar en caso de emergencia y ellas saben qué deben hacer?

Protección de datos

¿Los profesionales sabrían reconocer una posible brecha de seguridad en los datos? ¿Sabrían cómo actuar en ese caso? De nuevo, formación y sensibilización.

Conclusiones

El entorno asistencial es muy complejo, y son muchos los condicionantes de una atención sanitaria eficaz y segura. Una parte de ellos están relacionados con el soporte asistencial, con aquellos elementos físicos que permiten la aplicación del conocimiento a la asistencia.

En este ámbito, son clave la implicación de las unidades asistenciales en su ámbito de responsabilidad, a través de la información y seguimiento de las actuaciones de los servicios de soporte, así como un conocimiento adecuado de su entorno físico y de la mejor forma de trabajar en él.

Se trata de un escenario irrenunciable si de verdad se quiere hablar de gestión de la calidad y la seguridad del paciente.